Lia Molenaar en Rob Kramer, Functionarissen Gegevensbescherming bij de M5 Groep:

“Wij maken het onzichtbare op scholen zichtbaar”

De M5 groep won met zijn anti-pestprogramma voor scholen de Innovation Award op het Nationaal Privacy Congres 2015. Hoe werkt deze methode in de praktijk? Tijdschrift Privacy sprak hierover met Lia Molenaar en Rob Kramer, beiden M5 consulent en sinds kort ook Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de M5 Groep. De M5 Groep is een landelijke opererende organisatie die via de M5 aanpak scholen ondersteunt met het op orde brengen en houden van de sociale veiligheid.

Tekst: René Schellingerhout
 Fotografie: Liesbeth Dinnissen

Molenaar en Kramer werken als M5 consulent voor scholen in Gelderland en een deel van Overijssel, in de Regio Oost van de landelijk opererende M5 Groep. Daarnaast zijn ze in 2014 begonnen als FG’s van de M5 Groep.

(lees ook interview directeur M5 groep Lourens de Bakker)

 

Waarom zijn jullie met zijn tweeën als FG begonnen?
LiaMolenaarRobKramer
Kramer: “Omdat deze functie voor zowel Lia als mij nieuw is en we het prettig vinden om met elkaar te kunnen sparren over dit vakgebied. Maar we kunnen elkaar nu ook ondersteunen. Als M5 consulent op een school kan ik een privacyvraagstuk voorleggen aan Lia en vice versa. Zo voorkom je dat je met twee verschillende petten op, die van FG en die van consulent, zelf met een privacyvraagstuk aan de slag gaat.”
Molenaar: “In de tijd dat we FG zijn, hebben we onze energie vooral gestoken in het verkrijgen van het Privacy Keurmerk voor de M5 Meldbox. Daarbij hebben we intensief met elkaar en met de directeur van onze organisatie besproken hoe we als M5 Groep kunnen waarborgen dat we voldoen aan de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens, met het vooruitzicht om het Nationaal Privacy Keurmerk te verkrijgen.”

Wat is het verschil tussen een consulent en een FG van de M5 Groep?
Kramer: “Als consulent ben je aan de school verbonden voor het invoeren van de M5 methode en het ondersteunen van de school daarbij. Als FG bieden we in de eerste plaats aan de M5 Groep onze diensten aan. In individuele gevallen geven we advies aan een M5 collega of een school die met M5 werkt, bijvoorbeeld als de consulent of de school met een privacyvraagstuk zit waar hij of zij even geen raad mee weet.”

Jullie beginnen als M5 Groep bij een school. Wat doen jullie dan als eerste als het over privacy gaat?
Kramer: “Voordat we überhaupt met de M5 aanpak op een school beginnen, maakt elke M5 consulent heldere afspraken met de school over de toegankelijkheid van informatie die via onze methode beschikbaar komt. Centraal in de M5 aanpak staat de M5 Meldbox die de school gebruikt om informatie te krijgen over grensoverschrijdend gedrag tussen de leerlingen. De achterliggende gedachte is dat je als school alleen de regie over sociale veiligheid kan terugnemen als je weet wat er tussen de leerlingen gaande is, wie daarbij betrokken zijn en waar zich dat afspeelt. De M5 Meldbox is daarvoor een uniek instrument. Kinderen, maar ook ouders en leerkrachten kunnen online in de meldbox aangeven welke grensoverschrijdende gedragingen zij hebben ervaren of gezien.

In die meldingen komt vanzelfsprekend informatie over personen te staan, dus volgens de wet gaat het hierbij om het bewerken van persoonsgegevens. Essentieel is dan ook de vraag hoe je de privacy van alle kinderen waarborgt. Om dat te bereiken hanteert de M5 Groep een aantal strikte procedures. Zo bepaalt de schooldirecteur als wettelijk verantwoordelijke voor de gegevensbewerking wie uit het schoolteam welke autorisatie krijgt om in de M5 Meldbox te kijken. Doorgaans zijn dat leerkrachten uit zijn team die meldingen mogen bekijken van leerlingen uit zijn of haar eigen groep of klas. De schooldirecteur zelf kan alle meldingen bekijken. Buiten het schoolteam blijft de autorisatie beperkt tot de M5 consulent. Onze IT’ers die de meldbox up-to-date houden, zouden ook de meldingen kunnen inzien. Zij doen niets met de inhoud, maar zijn er uitsluitend voor de techniek en de gegarandeerde beschikbaarheid van de meldbox. Omdat zij toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens, zijn de IT’ers net als de M5 consulenten meegenomen in de geheimhoudingsplicht en de bewerkersovereenkomst met de directeur van de school.”

 

Molenaar: “We maken dus in het voortraject goede afspraken met de school over privacy. We bespreken dat in verschillende teamvergaderingen met de school voordat we op school starten met de M5 aanpak. Voor de ouders organiseren we een ouderavond waarin we onze aanpak uitleggen. Daarbij vertellen we onder andere hoe we de privacy waarborgen. Dat betekent bijvoorbeeld voor de ouders dat er beperkingen zijn in de inzage die zij kunnen krijgen in de meldingen over en van hun kind. Want alle meldingen in de meldbox zijn op basis van vertrouwelijkheid gedaan en worden ook als zodanig behandeld. De school is hiervoor in eerste instantie verantwoordelijk. En hoewel het inzagerecht voor de ouders beperkt is, hebben ze wel een belangrijke rol in het ondersteunen van de school bij de maatregelen die de school neemt om de sociale veiligheid te herstellen. De ouders staan dus allerminst buiten spel, en hebben er uiteindelijk ook belang bij dat de privacy van alle kinderen optimaal wordt beschermd.”

Zijn ouders daardoor moeilijk te overtuigen?
Molenaar: “Dat valt erg mee. Over de beperkingen van inzage voor ouders hebben we nog geen vragen gehad. Het hangt sterk af van de wijze waarop de schooldirectie met ouders daarover communiceert. Als de directie open en eerlijk is en ouders bij de aanpak blijft betrekken, is er vrijwel altijd begrip. Uiteindelijk begrijpen ouders heel goed hoe belangrijk het voor hun kinderen is als de school via M5 een goede sociale veiligheid weet te bereiken. Het is zaak tegenover de ouders net zo transparant te zijn als tegenover de kinderen die een melding plaatsen in de meldbox. De inzet is om er met elkaar uit te komen en duidelijk en eerlijk naar elkaar toe te zijn.”
Kramer: “Uiteindelijk draait onze methode om het herwinnen van vertrouwen van de kinderen in de sociale veiligheid op school onder de regie van volwassenen. Dat staat of valt met het vertrouwelijk omgaan met de informatie die kinderen durven te geven. Vooral bij structureel pestgedrag blijkt dat kinderen zich aangeleerd hebben om hun mond te houden, vaak uit angst of schaamte maar ook omdat kinderen door ervaring merken dat volwassenen hun problemen niet echt oplossen. Zo lopen in Nederland duizenden leerlingen dagelijks met hun ziel onder hun arm. De M5 aanpak laat zien hoe je die cirkel kan doorbreken. Het herwinnen van vertrouwen is daarbij onmisbaar. Dat kunnen we ouders goed uitleggen en zij begrijpen dat. ”

“Vertrouwen is onmisbaar in onze aanpak”

Wanneer wordt in de M5 methode actie ondernomen?
Molenaar: “Als uit de meldingen duidelijk blijkt dat er sprake is van structureel pesten. We leren de school om niet meteen in te grijpen op losse incidenten, want dan kom je maar al te snel in een welles nietes discussie terecht met kinderen en/of ouders. Vooral bij structureel pestgedrag leidt dat vaak niet tot een oplossing, of alleen tot een oplossing die ophoudt bij de hoek van het schoolgebouw. We ondersteunen de scholen bij het nemen van regulerende maatregelen als uit een reeks van meldingen via de M5 Meldbox een duidelijk gedragspatroon van één of meer leerlingen naar voren komt. Als na een serie meldingen een duidelijk grensoverschrijdend gedragspatroon zichtbaar is, blijkt die welles nietes discussie al snel niet relevant meer. We zien dat kinderen die grensoverschrijdend gedrag hebben laten zien dat soms eerst nog tegenspreken, maar dan toch erkennen dat ze over een grens zijn gegaan. Het is immers de waarheid die via een groot aantal meldingen naar buiten komt en alle kinderen in de groep kennen die waarheid. Met de M5 aanpak geven we leerkrachten en docenten de rol die hen past in deze soms harde waarheid. Alleen zo kan je daadkrachtig de regie en verantwoordelijkheid nemen die via de komende aanpassingen in de onderwijswetten nadrukkelijk verlangd worden.”

Hoe is meldbox beveiligd?
22 23 24 25 26 en 27 Rob Kramer en Lia Molenaar 5
Kramer: “Er zijn diverse fysieke en elektronische beveiligingen rond de M5 Meldbox. Een belangrijke beveiliging gaat over het regelen wie wat mag inzien. Elke autorisatie om gegevens uit de meldbox te mogen bekijken wordt door de directeur van de school gegeven op basis van ‘need to know’. Iedereen die van de schooldirecteur een autorisatie krijgt om gegevens in de meldbox in te zien, ontvangt van onze IT-ers een persoonlijke inlogcode. Met die code kan alleen in dat deel van de meldbox worden gekeken dat voor die persoon relevant is. Zo kan een leraar alleen kijken in de meldingen van zijn of haar groep of klas. De M5 consulent instrueert het schoolteam op welke manier zij veilig en discreet om moeten gaan met hun code. Zie het maar als de pincode van je bankpas en zo moet je er ook mee omgaan.”

Waar en hoe kunnen kinderen een melding doen?
Molenaar: “Op de website van de school zetten onze IT’ers een icoontje van de M5 Meldbox. Kinderen kunnen dat thuis of op school aanklikken om een melding te plaatsen. Via een overzichtelijk invulformulier kunnen ze hun klacht of ervaring kwijt. Kinderen geven bij de melding hun naam op en die van andere kinderen die bij het gemelde gedrag zijn betrokken. Zoals gezegd is bij het starten met M5 op school heel duidelijk gemaakt aan alle kinderen en hun ouders dat hun melding altijd vertrouwelijk blijft. De enige uitzondering hierop is als zich iets zeer ernstigs, zoals een misdrijf, heeft voorgedaan. Dan is de school verplicht daarmee naar buiten te treden. Ook dat gebeurt in overleg met het kind dat gemeld heeft en de ouders van dat kind. Maar gelukkig komt dat slechts heel zelden voor. Overigens, we stimuleren ook de leerkrachten en ouders om op eenzelfde wijze te melden als ze grensoverschrijdend gedrag hebben gezien. Ook zij kunnen belangrijke bijdragen geven over het gedrag tussen de leerlingen. ”

Is een ernstige mishandeling niet sowieso zichtbaar op school?
Kramer: “Dat valt tegen. Ik vertelde al eerder dat kinderen zich aangeleerd hebben om te zwijgen. Uit studies blijkt dat zo’n tachtig procent van het structurele pestgedrag voor de volwassenen onzichtbaar blijft. Hoe moet je dan als school in vredesnaam de regie over sociale veiligheid oppakken? De praktijk laat zien dat de M5 Meldbox daarbij een onmisbaar instrument is. Recent hoorden we van een collega dat op een school waar de M5 methode was geïntroduceerd nog betrekkelijk weinig meldingen via de M5 Meldbox binnenkwamen. Toch had iedereen het gevoel dat het niet goed zat met de sociale veiligheid. Achteraf blijkt dat een meisje fysiek was bedreigd met een mes op de keel, maar dat niemand dit gezien, gehoord of gemeld had. Die bedreiging was voor het meisje zo ingrijpend, dat ze het aanvankelijk niet durfde te vertellen. Mede dankzij de vertrouwelijkheid rond meldingen die de school via de M5 methode hanteert, heeft ze de moed opgevat om ermee naar de mentor te stappen. Daarbij vertelde ze ook dat alle leerlingen in haar klas met een mes op zak liepen. Het was dus flink mis met de sociale veiligheid, maar door de collectieve angst en zwijgplicht bleef dat allemaal onder de radar. Ook hier bleek dat er voor kinderen soms een heel hoge drempel is voordat ze iets durven of willen zeggen, waardoor ze met het probleem blijven rondlopen. De M5 aanpak op deze school gaf dit meisje het vertrouwen terug om de volwassenen wel te informeren. Een belangrijke eerste stap voor die school. En reken er maar op dat alle kinderen nauwlettend volgen hoe de school ermee omgaat. Want kinderen gebruiken misschien niet het woord privacy, maar weten heel goed waar het om gaat.”

Molenaar: “Wat wij op scholen doen, is het onzichtbare zichtbaar maken. Alleen op basis van gedegen informatie kun je als volwassenen de juiste maatregelen nemen. Daarbij is de M5 methode erop gericht om de kinderen niet te straffen of met de vinger naar ze te wijzen. Wij ontschuldigen de kinderen, maar ook de school en de ouders. Want met beschuldigen los je niets op, sterker nog, je wekt eerder weerstand op. De school wordt door de M5 consulent geadviseerd hoe situaties waarin pestgedrag vaak blijkt voor te komen weg te nemen. Het gaat dus niet om de vraag wie er schuldig is, maar om de oplossing die ertoe gaat leiden dat het pestgedrag stopt. De praktijk met M5 op ruim zestig scholen in Nederland – zowel op basisonderwijs als voortgezet onderwijs – leert dat je in enkele maanden een merkbaar betere sfeer op school kan bereiken. Zo krijgt de school de noodzakelijke basis om met andere methodes verder te werken aan sociale vaardigheden van kinderen.”

“We ontschuldigen kinderen in plaats van ze te beschuldigen”

Wie heeft de regie over de meldbox?

Kramer: “Die ligt vanaf dag één bij de school. Het klinkt wellicht vreemd, maar het hoogste doel is om je als M5 consulent zo snel mogelijk overbodig te maken. Alles is erop gericht de school zo snel mogelijk weer de regie te laten krijgen over de sociale veiligheid. Vanuit de Wbp heet de schooldirecteur dan ook de verantwoordelijke. De directeur en het schoolteam zijn degenen die actie ondernemen. De M5 consulent zal hen daarbij ondersteunen en adviseren zolang dat nodig is. Gedurende die periode hebben de consulenten, in de Wbp-rol van bewerker, inzage in de meldbox en kunnen ze op basis van die meldingen de school helpen. Na afronding van de implementatie van de M5 aanpak stopt die bewerkersrol en heeft de M5 consulent geen inzage meer in de meldbox van de school.”

Als M5 klaar is bij een school, blijft de meldbox dan in gebruik?
Molenaar: “Dat bepaalt de school zelf, maar wij adviseren om dat wel te doen. Zo creëer je continuïteit in je aanpak en geef je duidelijkheid aan de kinderen en de ouders. De aanpassingen in de onderwijswetten die deze zomer van kracht worden eisen ook dat scholen de sociale veiligheid monitoren. Daar zal de onderwijsinspectie de school eveneens op toetsen. De M5 Meldbox is bij uitstek een middel voor de school om toezicht te houden op de sociale veiligheid en die structureel te monitoren. Tevens kan de school via anonieme informatie uit de meldbox de inspectie inzage geven.”

Wat was een belangrijke kwaliteitsimpuls voor jullie pestaanpak?
Kramer: “Na de introductie van onze methode werd er een appèl op de M5 Groep gedaan om de privacyaspecten goed te waarborgen in de methode. Dat is ook terecht. Een belangrijk advies van Stichting Privacy Nederland was om de privacywet niet te beschouwen als een vijand maar als een vriend. De Wbp is eigenlijk een heel bruikbaar instrument om te toetsen in hoeverre onze M5 methode in overeenstemming is met de wettelijke eisen. Een tweede advies was om via een auditproces te laten bevestigen dat het gebruik van de M5 Meldbox voldoet aan de wet. Eerst hebben we met een kleine groep mensen een zelf-audit gedaan. Het College Bescherming Persoonsgegevens reikt daarvoor heel nuttige instrumenten aan. De kunst daarbij is om niet te snel tevreden te zijn met jezelf. Je moet de vinger op de zere plek durven te leggen. Dat is een eerste opstap naar een verbetertraject.”

Molenaar: “We hebben vervolgens veel aandacht besteed aan het inzichtelijk presenteren van onze methode aan de auditor van het Nederlands Privacy Instituut. Voorafgaand aan het auditproces stond weliswaar een heleboel op papier over onze methode, maar dat was minder bruikbaar voor het ondergaan van deze privacy-audit. We hebben onze organisatorische inrichting en procedures opnieuw beschreven om de auditor zo goed en eenvoudig mogelijk inzicht te geven in hoe onze aanpak aansluit bij de eisen van de Wbp. Bijvoorbeeld de procedure van het opstarten bij scholen en de klachtenprocedure. We vroegen ons bij iedere processtap steeds af: voldoen we aan de eisen van de Wbp en hoe borgen we dat?

Als eerste organisatie ontving de M5 Groep het Nationaal Privacy Keurmerk en won het de Privacy Innovation Award op het Nationaal Privacy Congres 2015:

KeurmerkLogoSPNKramer: “De auditor van het Nederlands Privacy Instituut verdient een groot compliment over de scherpe en gerichte vragen en de opmerkingen die we van haar retour kregen na het indienen van onze eerste auditaanvraag. Zij maakte goed duidelijk waar aanscherpingen of bijstellingen nodig waren. Zo kwamen we na twee ronden tot een volwaardige uitwerking die de toets der kritiek kon doorstaan. Die uitwerking is daarmee de standaard voor onze M5 methode. Ik denk dat we ons hebben onderscheiden in de manier waarop we deze audit hebben voorbereid en uitgevoerd. We zijn er trots op dat we langs deze weg het Nationaal Privacy Keurmerk hebben gekregen.”

Yellow Ribbon Award isolated on white backgroundMolenaar: “En als ‘kers op de taart’ ontvingen we tijdens het Nationaal Privacy Congres op 24 maart dit jaar de Privacy Innovation Award. Die prijs is ons niet alleen gegund omdat we ons met het Privacy Keurmerk onderscheiden hebben, maar ook doordat we via de M5 aanpak de sociale veiligheid op scholen herstellen en zoveel bijdragen aan het oplossen van het privacyprobleem van vele duizenden kinderen. Immers, structureel pestgedrag schendt de privacy van die kinderen – en soms zelfs van hele gezinnen – in ernstige mate. Met de M5 aanpak als hulpmiddel leren kinderen op jonge leeftijd hoe belangrijk privacy is en hoe daarmee om te gaan. Dat nemen ze voor de rest van hun leven mee. Dat is de dubbele winst achter ons Privacy Keurmerk. Uiteindelijk mogen we al diegenen die de M5 Groep kritisch gevolgd hebben dankbaar zijn. Zij hebben ons op het spoor gezet dat ons heeft gebracht tot waar we nu staan. Een toekomstbestendige aanpak die kinderen, ouders en scholen de broodnodige hulp biedt om het sociaal veiliger te maken.”

Keurmerk en Award
Centraal in de M5 pestaanpak staat de online meldbox, waarin kinderen uit het basis en voortgezet onderwijs pestincidenten vertrouwelijk kunnen melden. Na de introductie van de meldbox ontving de M5 Groep vragen of hun aanpak wel voldeed aan eisen van de privacywetgeving. Met behulp van Stichting Privacy Nederland heeft M5 zijn aanpak in overeenstemming gebracht met de privacywet- en regelgeving.

INSTRUCTIEVIDEO M5