Nora van Oostrom, woordvoerder van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)

“Notaris heeft bijzondere positie bij bescherming privacy cliënten”

Er zijn maar weinig beroepen waarbij zoveel privacygevoelige informatie over tafel gaat als bij de notaris. Deze beroepsgroep draagt daarom een bijzondere verantwoordelijkheid, stelt Nora van Oostrom, woordvoerder van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). “Ben je bewust van de immense verplichting die je hebt om die gevoelige persoonlijke informatie te beschermen.”

                                                                                                                                            Tekst: René Schellingerhout
                                                                                                                                              Fotografie: Liesbeth Dinnissen

Nora van Oostrum
Nora van Oostrum

Van Oostrom is een ervaringsdeskundige. Ze werkte zelf twintig jaar in een notarispraktijk. “Veel branches die persoonsgegevens verwerken, beschikken over functionele data zoals een woonplaats of een geboortedatum van iemand. Maar de informatie die de notaris ter ore komt, gaat vaak over zeer privacygevoelige zaken als familieverhoudingen of vermogen. Het kan gaan over cliënten die kinderen onterven, over cliënten die kinderen hebben uit voorhuwelijkse relaties zonder dat hun partner dat weet en over geheime minnaars en minnaressen. Dat gaat dan alleen nog maar over familierecht, maar ook op ondernemingrechtelijk terrein is de notaris vaak de eerste die vertrouwelijke informatie krijgt. Denk aan bedrijven die fusiebesprekingen voeren waar de buitenwereld niks van mag weten. Of aan zeer vermogende cliënten die koste wat het kost willen voorkomen dat ze in de Quote 500 komen. De notaris weet wél hoe hoog dat vermogen is en waar dat in zit. Notarissen krijgen dus veel vertrouwelijke informatie te horen lang voordat een ander dat verneemt. De gegevens die je worden toevertrouwd geven een extra dimensie aan de wettelijke verplichting die je hebt om de persoonlijke levenssfeer van je cliënten te beschermen. Vaak meer dan andere beroepsgroepen moeten notarissen zich daarvan bewust zijn.”

“Notarissen krijgen veel vertrouwelijke informatie te horen lang voordat een ander dat hoort”

Regels
Van Oostrom is naast haar werk voor de KNB nog actief op een groot aantal andere terreinen. Ze is onder andere adviseur van het advocaten- en notariskantoor NautaDutilh in Amsterdam, directeur van de Law Firm School, een samenwerkingsverband van de zestien grootste advocatenkantoren in Nederland, en plaatsvervangend raadsheer in het gerechtshof Arnhem – Leeuwarden. Daarnaast was ze hoogleraar Notarieel Recht aan de Universiteit Utrecht. Sinds 2012 is Van Oostrom woordvoerder van het bestuur van de KNB. “De KNB is een orde. Dat betekent dat alle notarissen van rechtswege verplicht zijn aangesloten bij de KNB. Het betekent ook dat de KNB een verordende bevoegdheid heeft. Ze mag regels uitvaardigen waar de notarissen zich aan moeten houden. Die regels zijn heel divers. Ze kunnen betrekking hebben op de beroepsuitoefening, maar bijvoorbeeld ook op het aktepapier dat notarissen gebruiken. De primaire taak van de KNB is echter het waarborgen van een goed functionerend notariaat in zijn algemeen.”

Dat notariaat heeft te maken met een groot aantal regels, richtlijnen en wettelijke verplichtingen. Een aantal daarvan gaat over het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van cliënten. Geheimhouding is hierbij een van de sleutelwoorden. “In de wet op het notarisambt is een regel opgenomen die bepaalt dat je tot geheimhouding verplicht bent voor alles wat jou in de hoedanigheid van notaris is toevertrouwd”, vertelt Van Oostrom. “Ook je cliënt mag je niet ontslaan van die geheimhouding. Als de cliënt bijvoorbeeld in de rechtbank tegen zijn notaris zegt; ‘vertel maar, ik vind het prima’, dan moet de notaris toch zijn mond houden. Op die geheimhouding wordt in de notarisopleiding al sterk gehamerd. Want als je die geheimhouding schendt, kan dat niet alleen strafrechtelijke gevolgen hebben maar ook zware tuchtrechtelijke consequenties.”

Die geheimhouding komt in meerdere of mindere mate terug in een aantal wetten die ook van toepassing zijn op het notarisambt, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Wet meldplicht, de Wet meldplicht datalekken en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Om bijvoorbeeld de awareness rond datalekken te vergroten, is op de intranetsite NotarisNet een vragenlijst geplaatst met vragen over de beveiliging van persoonsgegevens. Hierop staan vragen als ‘Zijn uw bestanden voldoende beveiligd tegen toegang van buitenaf?’ “Die vragenlijst is ook ingegeven door de Wbp”, zegt Van Oostrom. “Met als achterliggende gedachte notariskantoren bewust te maken van het feit dat ze verplicht zijn van alles te doen om persoonsgegevens geheim te houden. Dat gaat dan over heel praktische zaken als ‘hoe bewaar je je dossiers’, ‘hoe berg je ze op’ en ‘hoe waarborg je dat je digitale gegevens voldoende beveiligd zijn?’ Kortom, wees je ervan bewust dat die Wbp ook op jou van toepassing is. Want het verraderlijke in dit beroep is dat er geleidelijk aan steeds meer wetten en regelgeving op ons afkomt, ook uit Europa. En als notaris moet je dat allemaal maar weten en bijhouden. Daar ligt natuurlijk een voorlichtende taak voor de KNB. Op onze website, in ons Notariaat Magazine en in workshops en trainingen informeren we notarissen over nieuwe wet- en regelgeving.”

“Wees je ervan bewust dat de Wbp ook op jou van toepassing is”

Nora van Oostrum
Nora van Oostrum

Meldcode
Voorlichting geeft het KNB ook over de Wfft. Deze wet verplicht de notaris transacties te melden waarvan hij het vermoeden heeft dat ze te maken hebben met malafide praktijken. Van Oostrom: “Dat gaat met name over zaken die gerelateerd zijn aan witwassen, fraude en terrorisme. De notaris mag de cliënt niet vertellen dat hij een melding gaat doen. Wel moet hij de cliënt in het voortraject vertellen dat hij als notaris onder de Wfft valt en dat hij verplicht is een melding te doen als hij ongeoorloofde zaken opmerkt.” Dat een meldplicht kan conflicteren met de geheimhoudingsplicht, illustreert Van Oostrom aan de hand een ander project: ‘financieel misbruik ouderen’. Hiervoor werkt de KNB samen met het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. “Aan dit project werken instanties mee die door hun werk nauw betrokken zijn bij ouderen en daardoor financieel misbruik zouden kunnen signaleren”, zegt Van Oostrom. “Dat is bijvoorbeeld de thuiszorg, de lokale bank, maar ook de notaris. Bij een vermoeden van misbruik kan je als notaris een melding doen bij het steunpunt huiselijk geweld, maar het probleem is dat je dan je geheimhoudingsplicht schendt.

Voor bijvoorbeeld medische beroepen gelden in sommige gevallen uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht, maar niet voor het notariaat. Notarissen kunnen in dergelijke situaties wel een meldcode raadplegen. De meldcode geeft aan wat je mogelijkheden zijn als je wat verdachts signaleert en je dit wilt melden, zonder in conflict te komen met je geheimhoudingsplicht. Dat komt er in de praktijk vaak op neer dat je alleen de betrokkene oudere informeert over de mogelijkheden om iets aan zijn of haar situatie te doen. Met het ministerie bespreken we de wenselijkheid van een meldplicht. Want je slaat daarmee wel een bres in de geheimhoudingsplicht en dat is in dit beroep essentieel.” Notarissen die vragen hebben over de wetgeving of twijfels bij een cliënt, kunnen te rade gaan bij de vertrouwensnotarissen van het KNB. Zij kennen een afgeleide geheimhoudingsplicht. “Je hoeft bij je vraag aan de vertrouwensnotaris geen cliëntnaam te noemen. Je kunt gewoon vertellen dat je cliënt X hebt en zich dit en dat voordoet”, aldus Van Oostrom.

Openbaar Ministerie
De geheimhouding en ook het verschoningsrecht waarop notarissen zich kunnen beroepen, komen volgens Van Oostrom steeds meer onder druk te staan. “De geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht zijn in feite twee kanten van dezelfde medaille. Geheimhouding betekent dat alles wat je ambtshalve als notaris is toevertrouwd voor je houdt. Verschoningsrecht houdt in dat je dat ook mag doen voor de rechtbank. Recentelijk is er een zaak geweest waar een gerechtshof er niet mee akkoord ging dat een notaris zich op dat verschoningsrecht beriep. Hij moest volgens het gerechtshof praten. Je merkt dat allerlei beginselen onder druk komen te staan zodra je in Nederland woorden als terrorisme of witwassen erbij haalt. Het Openbaar Ministerie gebruikt als argument dat het toch niet de bedoeling kan zijn van de notariële geheimhouding om criminele activiteiten te verbergen. Nee, natuurlijk kan dat niet de bedoeling zijn. Maar het OM vergeet dat ze voldoende andere mogelijkheden heeft om door die geheimhouding heen te breken. Dan denk ik met name aan de mogelijkheid tot inkijken van de kwaliteitsrekeningen van de notaris. Hiermee kan het OM, als ze daartoe aanleiding ziet, al achterhalen hoe de geldstromen lopen en welke partijen daarbij betrokken zijn. En daarnaast heeft het notariaat onder het Wfft een eigenstandige meldplicht. Er zijn dus genoeg andere mogelijkheden. Als KNB zeggen we tegen het OM: maak daar gebruik van en zorg ervoor dat je eigen organisatie alerter is voordat je steeds meer gaat eisen. Een ander argument van het Openbaar Ministerie is dat notarissen de waarheidsvinding frustreren door hun mond dicht te houden. En dat het daardoor wat langer duurt voordat het OM wat vindt. Nou, dan duurt het maar wat langer. Wat wij te beschermen hebben weegt in onze optiek zwaarder dan wat extra snelheid in het proces van het OM. Daarin zullen we niet wijken. Gelukkig vinden we de Nederlandse Orde van Advocaten hierbij aan onze zijde. We overleggen hierover met elkaar en trekken samen op.”

“Het Openbaar Ministerie heeft voldoende andere mogelijkheden om door de geheimhouding heen te breken”

Telefoon
De meldplicht datalekken die op 1 januari 2016 van kracht wordt, heeft ook zijn uitwerking op de notarispraktijk. Van Oostrom haalt in dit verband een voorbeeld aan van een notaris die zijn telefoon verliest. “Wel beschouwd is dat ook een datalek, zeker als op die telefoon ook dropboxbestanden en de cloudtoegang met cliëntgegevens staan. Op ons intranet laten we aan de hand van voorbeelden zien wat de gevolgen kunnen zijn. Want vaak zijn notarissen zich er niet van bewust dat het verlies van een telefoon een groot datalek kan veroorzaken. Ze snappen natuurlijk wel dat er een probleem is als ze hun telefoon kwijtraken, maar dat daar dan vanaf 1 januari 2016 een meldplicht aan vastzit, staat nog niet bij iedereen direct op het netvlies. We zullen dat als KNB nog flink benadrukken.”

Hoewel de notaris zeer privacygevoelige informatie onder ogen krijgt, valt de term ‘privacy’ niet zo vaak binnen deze beroepsgroep. Van Oostrom heeft daar wel een verklaring voor. “Wij houden vast aan de wettelijke terminologie van geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht. De geheimhoudingsplicht dateert al uit de wet op het notarisambt uit 1854. Privacy is in die zin van veel latere datum. Maar vergis je niet, geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht hebben alles te maken met de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de cliënt. Die moet er vanuit kunnen gaan dat de informatie die hij in vertrouwen heeft gegeven ook binnen de muren van het notariskantoor blijft. ”

Aanbevelingen Nora van Oostrom

Ben je als notaris bewust van het antwoord op de vraag waarom je beschikt over persoonlijke gegevens van een cliënt. Realiseer je dat je die informatie in vertrouwen hebt ontvangen en dat daar verantwoordelijkheden bij horen die soms verder gaan dan wat de wet sec voorschrijft

Niet alleen de notaris zelf, maar iedereen die op een notariskantoor werkt moet zich bewust zijn van de vertrouwelijkheid van de informatie waarmee wordt gewerkt

Opereer altijd vanuit een wettelijk kader, ook als je daarmee niet aan de wens van de cliënt kunt voldoen. Bijvoorbeeld als de cliënt uit wellicht nobele motieven vraagt om persoonlijke informatie openbaar te maken, maak dan duidelijk dat de wetgeving dit niet toestaat